Aktenpläne, wie wichtig sind sie für die Aktenordnung?

Muss man unbedingt vorher einen Aktenplan erstellen, wenn man eine neue Aktenordnung einführen will? Für eine große Behörde oder Firmenverwaltung ist sicherlich ein Aktenplan  notwendig. Er ist dort auch meist vorhanden und braucht höchstens erweitert oder geändert zu werden. Das ist nicht die Frage, mit der wir uns hier beschäftigen wollen.

Für das kleine Büro oder Home Office braucht man sicherlich nicht unbedingt einen Aktenplan. Bei der Aktenordner- oder Hängeregistratur  hat man im allgemeinen sowieso darauf gänzlich verzichtet.

Für ein modernes System der Schriftgutorganisation, wie das Classei-Ordnungssystem, das mit vielen Farben arbeitet, ist aber eine gewisse Einteilung empfehlenswert.

Wie erstellt man am besten und schnellsten einen Aktenplan? Nicht zu empfehlen ist, sich hinzusetzen und lange zu überlegen, wie man das anfallende Schriftgut unterteilt. Hinterher stellt sich meist heraus, dass die Phantasie mit der Wirklichkeit nicht übereinstimmt und viele Korrekturen an unserem mühsam erstellten Aktenplan notwendig sind.

Damit Sie mit dem Classei-System schnell starten können, sollten Sie sich nur überlegen, wie Sie das in Ihrem Büro, Ihrer Firma oder Abteilung bzw. Bereich anfallende Schriftgutmaterial in zehn Gruppen  einteilen können. Daraus ergibt sich nämlich die Farbe der Orga-Tabs. Warum sind Farben so wichtig? Nun, Tabfarben verhindern z.B. Falschabstellungen. Wenn Sie eine Orga-Mappe mit einem roten Tab in eine Gruppe mit blauen Reitern versehentlich abstellen, fällt Ihnen das sofort oder später auf. Außerdem assoziiert der Mensch Farben mit Vorgängen oder Ereignissen und kann sich diese so besser einprägen.

Wenn Sie z.B. eine Firma gegründet haben, könnten Sie z.B. folgende Einteilung vornehmen:

0 = Angelegenheiten der Firmengründung, Finanzen, Steuern usw.
1 = Allgemeine Informationen, Konkurrenzbeobachtung,
2 = Organisation, EDV, Software, Programme
3 = Einkauf
4 = Personalakten, Personalangelegenheiten, Betriebsrat
5 = Buchhaltung, Betriebswirtschaft, Kalkulation
6 = Technik, Fertigung
7 = Lagerwirtschaft
8 = Kunden, Marketing, Verkauf, Absatz
9 = Internet, Webseiten, Suchmaschinen usw.

Die Ziffer gibt jeweils die Farbe an: 0 = weiß, 1 = gelb, 2 = rot usw. Sie können dafür eine Classei-Farbskala bestellen. Auf dem Tab sollte im allgemeinen aber nicht die Nr. vermerkt sein, denn der Name oder die Bezeichnung auf dem Tab sollte soweit wie möglich links beginnen. Dann kann man bei der vorgereihten Ordnung die ersten Buchstaben erkennen. Das erleichtert den direkten Zugriff.
 

Infounterlagen, Systembeschreibung, Classei Praxis-Set und Bewertungsprogramm können Sie über Kontakt anfordern.